Een aanbestedingstekst in een dagdeel? Bij Lelie Zorggroep kan het.
Een aanbestedingstekst in een dagdeel? Lelie Zorggroep doet ‘t met Brainial.
Als regioadviseur bij Lelie Zorggroep, een zorgorganisatie die door heel Nederland thuiszorg, verpleeghuiszorg en ambulante hulpverlening biedt, horen aanbestedingen erbij. Want voor elk nieuw zorgcontract met een gemeente of zorgkantoor, moet er een volledig voorstel op tafel. Veel werk, veel documenten en weinig ruimte voor fouten.
Martine Dekker, regioadviseur bij Lelie Zorggroep, kende die werkdruk maar al te goed. Totdat ze begon te werken met de Proposal Writer van Brainial. “Waar ik vroeger voor één onderdeel van een aanbesteding soms al een hele dag kwijt was aan uitzoekwerk, interviews, herschrijven en feedback verwerken, doe ik dat nu binnen een dagdeel.” In dit artikel lees je hoe Martine te werk gaat.
Veel tijd kwijt aan zoeken naar de juiste eisen
De uitdaging van aanbestedingen zit meestal niet alleen in het schrijven zelf, maar ook in alles wat eraan voorafgaat: uitzoeken wat de aanbestedende partij precies vraagt, welke eisen er zijn en wat je vooral niet over het hoofd mag zien. Aanbestedingsdocumenten zijn vaak dik en complex, waardoor de kans groot is dat je iets mist.
Martine: “Je wil zeker weten dat je geen eisen over het hoofd ziet. Dat zoekwerk kostte me altijd veel tijd. Toen ik hoorde over de Proposal Writer van Brainial, besloot ik het meteen uit te proberen. De tool leest aanbestedingsdocumenten automatisch uit, haalt alle relevante eisen eruit en stelt op basis van eerdere trajecten en bestaande kennisdocumenten een conceptvoorstel op. Daardoor hoef ik niet meer zelf door stapels documenten te spitten, wat enorm scheelt in tijd.”
Zó pakt Martine een nieuwe aanvraag aan
Hoe de Proposal Writer precies werkt? Martine legt het uit: “Zodra ik de aanbestedingsdocumenten inlaad, haalt Brainial automatisch alle relevante eisen en antwoorden uit eerdere trajecten. Binnen korte tijd staat er al een eerste versie klaar. Alle bronnen zijn zichtbaar, zodat ik precies zie waar elk antwoord vandaan komt en of het nog klopt. Dat geeft me veel vertrouwen.”
Vanuit die basis bouwt ze verder, geeft het voorstel een persoonlijke invulling en maakt het af in lijn met de huisstijl en strategie van Lelie Zorggroep. “Het zware werk is al gedaan, ik hoef alleen nog bij te sturen en af te ronden. Daardoor bespaar ik tijd en heb ik meer overzicht in het proces.”
Het verschil? Een aantal dagen werden een aantal uren
Tegenwoordig ziet de werkdag van Martine er heel anders uit. “Vroeger begon ik ‘s ochtends aan een aanbestedingstekst en was ik aan het einde van de dag nog steeds bezig,” vertelt Martine. “Dan zat ik urenlang documenten door te kijken, eisen bij elkaar te zoeken en alles handmatig uit te schrijven. Dat was gewoon hoe het hoorde.”
Ook sneller van vraag naar voorstel?
Voor Martine is duidelijk wat Brainial oplevert: minder zoekwerk, meer overzicht en meer tijd voor de inhoud. Brainial is een AI-platform dat specifiek is ontwikkeld voor tendermanagement en de hele bidcyclus ondersteunt. De Proposal Writer is een feature binnen het platform die het tijdrovende zoek- en schrijfwerk rondom tenders automatiseert, zodat het team zich kan focussen op de inhoud, kwaliteit en strategie van het voorstel in plaats van op het zoeken naar eisen.
Benieuwd hoe onze tenderspecifieke software eruitziet in de praktijk? Boek een demo en ervaar het zelf.
