Performancing Metrics

Geschatte leestijd: 3 minuten
Hustle & bustle in tendering. Do you recognise these challenges too?

Topdrukte in aanbestedingsland, herken jij deze uitdagingen ook?

Na vele gesprekken met met Bid- en Tendermanagers uit verschillende industrieën en regionen vallen er een paar opmerkelijke dingen op. Er heerst momenteel topdrukte in de wereld van aanbestedingen. Gezien de huidige situatie zou je denken dat een afname voor de hand ligt, niks is minder waar. Tendermanagers hebben hun handen vol met het begeleiden, schrijven en indienen van hun tenders, en dat allemaal met een behoorlijke tijdsdruk.

In de hectische periode van reageren op aanbestedingen ervaren de meeste tendermanagers een aantal problemen waar we vaak over horen. Allereerst blijft het een tijdrovende klus met veel handmatige en repetitieve taken. Door steeds hetzelfde te doen, kunnen kenniswerkers niet excelleren en kunnen ze weer creatief zijn en hun expertise en kennis ten volle benutten. Daarnaast kost het veel tijd om tot een bied- / geen biedbesluit te komen. Vooral bij grotere organisaties zijn er veel verschillende belangen, wat het proces vertraagt. Bij Brainial geloven we dat het kan helpen om objectief naar een aanbesteding te kijken en laten we je bijstaan met datagedreven inzichten. 

Het tenderen is momenteel puur mensenwerk. Het is daarom mogelijk dat risico's en andere belangrijke elementen over het hoofd worden gezien met alle gevolgen van dien. Dat het mensenwerk is, merk je vooral wanneer de grote hoeveelheid aan documenten over de schutting wordt gegooid. En al werk je met een duidelijke mappenstructuur, het blijft moeilijk om specifieke (historische) aanbesteding informatie te vinden. De ´ctrl + f´ knop is tijdens het zoeken je beste vriend, maar of dit al nou effectief is zijn de meningen over verdeeld. Brainial denkt in ieder geval dat dit vele malen slimmer kan gezien de huidige technologische mogelijkheden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in alle documenten tegelijkertijd te zoeken in context naar thema's zoals duurzaamheid of circulariteit. 

Veel tendermanagers zullen erkennen dat het veel tijd kost om erachter te komen wat relevant is voor de aanbestedende dienst. Het vergt veel deskresearch op Google voordat je een volledig beeld hebt van de betreffende aanbestedende dienst. Neem de twee eerder genoemde thema's duurzaamheid en circulariteit, die beide veel kunnen zeggen over de focus van uw aanbestedingsreactie. Nu kunt u dit misschien ontdekken door handmatig visiedocumenten en jaarplannen op internet door te nemen, maar wat als het automatisch zou kunnen gebeuren? 

Het tenderen is een eenmalige oefening waarbij er niet tot nauwelijks een leereffect is, dat is ons wel duidelijk geworden de afgelopen tijd. Na het ontdekken van deze uitdagingen is Brainial ervan overtuigd dat deze problemen op een slimme manier kunnen worden opgelost. Van een automatische generatie van leeslijsten en bid sheets tot de generatie van organisatiespecifieke aandachtspunten, het is mogelijk. Er is behoefte aan een vernieuwend digitaal proces waarbij gemakkelijk met elkaar samengewerkt kan worden en kennis kan worden veiliggesteld.

In de gesprekken met tendermanagers komt vaak naar voren dat het behouden van het team een belangrijk aspect is. Zij vrezen voor vertrek van directe collega's waarmee zijn of haar kennis en ervaring uit de organisatie verdwijnt. Brainial zorgt ervoor dat een deel van de kennis wordt gevat in modellen. Hiermee is een deel van de kennis gewaarborgd, en nieuwe medewerkers kunnen sneller worden onboard.

De eerder genoemde issues waar tender managers mee kampen is het fundament geweest voor het Brainial Smart Tendering platform. Wil je meer weten of heb je andere problemen waar je tegenaan loopt? Neem dan contact met ons op.

Auteur: Quinten Naayen is Sales Executive bij Brainial. Quinten is het primaire aanspreekpunt voor onze klanten en richt zich op business development, de evaluatie van klantbehoeften en sales. Quinten heeft naast zijn studie vele commerciële rollen gehad en hij heeft een Master in Data-Driven Design van Hogeschool Utrecht.