Performancing Metrics

Geschatte leestijd: 4 minuten
Brainial Feature: automatic metadata extraction and DMS integration

Brainial Feature: automatische extractie van metadata en DMS integratie

Het centraal opslaan van informatie en documenten in een document management systeem (DMS) wordt steeds populairder bij bedrijven. De hoeveelheid informatie binnen bedrijven groeit elke dag. Om deze informatie efficiënt in te richten en te beheren, maken veel bedrijven gebruik van een DMS. Dit geldt uiteraard ook voor de aanbestedings- en tenderdocumenten. Deze documenten moeten uiteraard wel in de juiste folder en met de juiste metadatering (datum, versie, auteur, etc.) worden opgeslagen in het DMS, maar gebeurt dit vaak handmatig. Geen enkele Bid- en Tendermanager zit er op te wachten om dit voor alle aanbestedingen te moeten doen en men is er dan ook veel tijd mee kwijt of laat het achterwege, zeker wanneer het jaarlijkse volume van aanbestedingen of het aantal documenten per aanbesteding hoog is. Het resultaat is tijdverspilling of een slecht onderhouden DMS. Brainial heeft de oplossing!

Gevalideerde businesscase:

“Een bouwbedrijf meet een tijdbesparing van 75% per tender.

Zij verwerken 100 aanbestedingen per jaar. Een aanbesteding bestaat gemiddeld uit 150 documenten.

Dit bespaart het bedrijf 45.000 euro per jaar."

Wat is document metadata extractie? En welke AI technologieën worden er gebruikt?

Voordat we naar de oplossing gaan leggen we eerst een aantal concepten uit. Document metadata extractie is technologie die ervoor zorgt dat informatie geautomatiseerd op een of andere manier uit bestanden gehaald kan worden en in een gestructureerd data formaat kan worden aangeboden en verwerkt. Voordat we dit kunnen doen transformeren wij automatisch alle documenten naar een plaatje. Vervolgens gebruiken we Computer Vision om nuttige elementen te detecteren. Computer Vision is gebaseerd op deep learning, en in het geval van Brainial zijn onze modellen specifiek getraind op documenten en documentindelingen. Het wordt vervolgens omgezet naar gestructureerd data format of met Natural Language Processing verder verwerkt. Een gestructureerd data format is een voor een computer makkelijk begrijpelijke en consistente manier van data weergeven. In plaats van grote lappen tekst worden teksten opgedeeld en geclassificeerd, een beetje zoals een mens met een marker highlights zet in een document. Brainial heeft eigen modellen ontwikkeld waarbij Natural Language Processing wordt gebruikt om de opgedeelde tekst te duiden waardoor we de metadata kunnen detecteren en extraheren uit de documenten. 

Brainial Annotated Page

Hoe gaat Brainial om met de metadata extractie van aanbestedingsdocumenten?

Wanneer een aanbesteding of tender in ontvangst is genomen kunnen alle documenten in 1 keer in de Brainial oplossing worden gesleept. Het analyseren van de documenten duurt slechts een paar minuten waarbij alle relevante informatie uit de documenten wordt gehaald. Als we inzoomen op onze documenten tab dan zien we een overzicht van alle documenten binnen 1 tender met daarbij de door het systeem voorspelde metadata en DMS folders. De metadata kan worden gevalideerd of gecorrigeerd, en het systeem houdt automatisch bij welke documenten zijn behandeld waardoor er niets over het hoofd wordt gezien en 100% accuraatheid kan worden behaald. Wanneer metadata wordt gecorrigeerd kan er met één druk op de knop een sneak peak van het document ingezien ter validatie. Documenten kunnen worden geselecteerd en worden verzonden naar het DMS waar ze automatisch met de juiste metadatering in de juiste folder komen te staan. We hebben extra handige additionele features ontwikkeld zoals het filteren en zoeken naar documenten, bulk bewerking en bulk integratie met het DMS. Ook laten we de originele folder structuur zien waarin de documenten zijn aangeleverd, en kan er gemakkelijk worden geswitcht naar de folder structuur van jouw organisatie. Al met al zijn dit een set aan functionaliteiten waar heel veel Bid- en Tendermanager blij van worden. 

Brainial Document Tab

Voordelen

Het is misschien niet onze meest voor de hand liggende functie, maar het is een functie die een hoop dom werk uit handen neemt, veel tijd bespaart (ongeveer 75% vergeleken met de oude situatie), veel geld bespaart (ongeveer 45K euro per jaar) en verhoogt de kwaliteit en gegevensintegriteit van het DMS-systeem. Maar misschien wel het belangrijkste voordeel is dat het leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid. 

Benieuwd welke features we nog meer hebben? Neem dan een kijkje op onze Productpagina. 

Wil je zien hoe het werkt? Plan een demo en we laten u de voordelen zien van het gebruik van Brainial in uw aanbestedingsproces.

Auteur: Taco Hiddink is mede-oprichter en chief technology officer bij Brainial. Hij leidt de technische strategie en het r&d-team. Taco heeft meer dan 10 jaar ervaring in data-analyse en data-engineering terwijl hij werkte bij een snelgroeiend boetiekbedrijf voor data-analyse dat werd gekocht door private equity-onderneming Waterland. Taco heeft een Bachelor in Industrial Engineering & Management van de HU Hogeschool in Utrecht.