Performancing Metrics

Geschatte leestijd: 3 minuten
Ballast Nedam Zuid zet AI van Brainial in bij het beantwoorden van aanbestedingen

Ballast Nedam Zuid zet AI van Brainial in bij het beantwoorden van aanbestedingen

Data en artificial intelligence (AI), een steeds vaker voorkomend fenomeen dat ondertussen ook in de bouw meer wordt toegepast. AI kan ook worden ingezet tijdens de tenderfase. Op dit moment lopen veel bid- en tendermanagers nog naar buiten met mappen vol met geprinte aanbestedingsdocumenten met stickynotes en gemarkeerde teksten. Dit gaat veranderen. Mens en machine gaan steeds meer samenwerken en er zal de komende jaren een ‘digitaliseringsrevolutie’ plaatsvinden. Ballast Nedam Zuid loopt graag voorop en is gestart met het het inzetten van AI bij het beantwoorden van aanbestedingen met behulp van de software van Brainial.

Als we het proces van het beantwoorden van aanbestedingen onder de loep nemen staat het bol van repetitieve taken en handmatig werk. Dit kan slim worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd met behulp van AI. Nadat de tender documenten in ontvangst zijn genomen worden deze geupload in de software van Brainial. Automatisch wordt alle informatie uit de diverse documenten geëxtraheerd, gecategoriseerd en op een juiste manier gepresenteerd. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de planning, criteria en aan te leveren documenten. Tevens wordt alle informatie slim doorzoekbaar gemaakt. Ballast Nedam Zuid heeft het systeem geconfigureerd en getraind op het detecteren van specifieke aandachtspunten en risico’s. Deze functionaliteiten besparen een hoop tijd en er kan binnen een aantal minuten een eerste besluit worden gemaakt of er wel of niet moet worden ingeschreven. Doordat zowel de mens als de machine de aanbestedingsdocumenten doorlezen, wordt er minder informatie over het hoofd gezien wat leidt tot de reductie van faalkosten. 

Binnen de bouw zijn er allerlei soorten soorten gestandaardiseerde indelingen van bouwinformatie, technische specificaties en contractvormen. De hoge variëteit van dit soort documenten en het feit dat ze vaak alleen in PDF worden verstrekt zorgt ervoor dat aannemers veel tijd kwijt zijn aan de interpretatie, analyse en doorgronding van de inhoud. Daarnaast is het niet altijd even gemakkelijk om snel informatie aan elkaar te relateren. Veel aanverwante informatie staat beschreven in documenten uit de bijlagen, de leidraad, tekeningen of in de nota van inlichtingen. Door de inzet van AI wordt alle informatie aan elkaar gerelateerd en netjes bij elkaar gezet. Zo ontstaat er een integraal overzicht van het werk, kunnen de contractstukken sneller worden doorgrond en bespaart het veel tijd. 

Carl Dolmans, adjunct-directeur Ontwerp en Engineering bij Ballast Nedam Zuid:“Samen met Brainial hebben we slimme functionaliteiten gecreëerd om automatisch metadata uit documenten te extraheren, en automatisch, inclusief metadata, op de juiste plek in het Document Management Systeem te plaatsen. Op basis van een eerste inschatting resulteert alleen deze functionaliteit al in een tijdsbesparing van 75% per tender en verhoogt het de kwaliteit en gegevensintegriteit van de interne data huishouding. Maar misschien wel het belangrijkste voordeel is dat het leidt tot een hogere medewerkerstevredenheid.”

Lees meer over automatische metadata-extractie en DMS-integratie in blog post van Taco.

“De resultaten van de samenwerking tussen Ballast Nedam Zuid en Brainial zijn tot nu toe veelbelovend. Kijkend naar de toekomst kan door de inzet van machine learning nog grotere stappen worden gezet. Het systeem wordt namelijk steeds slimmer door ingebruikname. Informatie kan automatisch worden gerangschikt, en ook acties, taken en risico’s kunnen automatisch worden voorspeld” , aldus Fedor Klinkenberg, medeoprichter en directeur van Brainial. Ballast Nedam Zuid en Brainial kijken dan ook positief uit naar de toekomst om het beantwoorden van aanbestedingen efficiënter te maken, de faalkosten te reduceren en de kwaliteit van de beantwoordingen te verhogen. 

Over Brainial

Brainial, opgericht in 2019, is een Software-as-a-Service (SaaS) leverancier en heeft als missie om de meest intelligente en betrouwbare digitale aanbestedingsassistent te creëren om sneller betere voorstellen te krijgen. De software van Brainial wordt door organisaties gebruikt om minder tijd te besteden aan de beantwoording van aanbestedingen, de kwaliteit te verhogen en de faalkosten te reduceren. Kijk voor meer informatie op: https://brainial.com/

Auteur: Fedor Klinkenberg is de mede-oprichter en chief executive officer van Brainial. Hij leidt de bedrijfsstrategie en de algemene en commerciële teams. Fedor heeft >11 jaar ervaring bij een van de snelst groeiende tech bedrijven van Nederland: Mendix. Fedor heeft een Master of Science diploma in Management of Innovation van de Rotterdam School of Management, Erasmus University.